Học cách viết đơn xin việc qua email hiệu quả cho người ít kinh nghiệm

By   Administrator    04/12/2021

Ứng tuyển việc làm qua email là một hình thức mới của thời đại công nghệ số, được các nhà tuyển dụng áp dụng ngày càng phổ biến để tạo sự thuận lợi hơn cho quá trình tuyển dụng ứng viên đạt hiệu quả. Email đã dần gắn liền với rất nhiều quy trình khác nhau. Tại bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu về cách viết đơn xin việc qua email để bạn tham khảo.

1. Thế nào là đơn xin việc qua email?

Dường như đã quá rõ ràng từ trong cách gọi, mẫu đơn xin việc gửi qua email có nghĩa là việc ứng viên sẽ gửi đơn xin việc bản mềm qua hộp thư email đến địa chỉ hòm thư của nhà tuyển dụng. Mẫu đơn xin việc qua email sẽ là bản đính kèm trong email. Do đó để gửi đơn có hiệu quả, thuyết phục được nhà tuyển dụng lựa chọn bạn cho vị trí công việc đang cần nhân lực thì bạn cần phải xây dựng được một quy trình toàn diện về cách thức và nội dung của email gửi đơn và mẫu đơn xin việc.

Đơn xin việc gửi qua email là gì?
Đơn xin việc gửi qua email là gì?

2. Vì sao nên gửi đơn xin việc qua email?

Cho đến tận ngày nay, việc gửi đơn xin việc trực tiếp bằng tay với giấy trắng mực đen hiện hữu vốn là cách truyền thống vốn vẫn được duy trì sử dụng bởi nhiều ứng viên. Thế nhưng, để thuận theo sự tiện ích mà công nghệ số phát triển mang lại, các nhà tuyển dụng đã áp dụng hình thức nhận hồ sơ xin việc qua "con đường" online. Nhiệm vụ này được triển khai thực hiện trước khâu nộp hồ sơ giấy và bất kể bạn muốn gửi tới nhà tuyển dụng một yếu tố nào đó trong hồ sơ cũng sẽ làm tương tự, gửi văn bản đó qua email cho nhà tuyển dụng.

Trong tất cả các yếu tố thuộc hồ sơ xin việc, CV và đơn ứng tuyển thường được gửi đi bằng hình thức email nhiều nhất. Với riêng mẫu đơn xin việc, chúng ta được khuyến khích nên gửi bằng email thay vì điều này mang đến rất nhiều lợi ích cho chính người ứng viên.

Vì sao bạn nên gửi đơn ứng tuyển qua hình thức email?
Vì sao bạn nên gửi đơn ứng tuyển qua hình thức email?

Thứ nhất, đơn xin việc gửi qua email sẽ rất nhanh chóng đến được tay nhà tuyển dụng. Chỉ cần một cái enter, 1 giây đồng hồ ngay sau đó, lá đơn của bạn đã có trong hòm thư của nhà tuyển dụng. Chỉ chờ thời gian họ check email để xem xét đơn của bạn nữa là cơ hội có thể được quyết định.

Thứ hai, việc gửi đơn xin việc qua hình thức email xin việc là cách tuyệt vời để tiết kiệm công sức di chuyển. Thay vì bạn phải đem đơn đến tận công ty chỉ để gửi đơn xin việc rồi quay trở về và chờ đợi sự phản hồi của nhà tuyển dụng thì giờ đây, áp dụng hình thức gửi đơn qua email, bạn lại chỉ cần ngồi tại nhà hoặc bất cứ không gian nào yêu thích, dùng một giây đồng hồ để chuyển nó tới tận địa chỉ của nhà tuyển dụng.

Gửi đơn xin việc làm thông qua email có lợi ích gì?
Gửi đơn xin việc làm thông qua email có lợi ích gì?

Đối với nhà tuyển dụng, việc ứng viên gửi đơn qua đường email cũng có những lợi ích nhất định. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được ứng viên nhanh hơn qua những dấu hiệu đầu tiên ghi vào mắt, đó là tiêu đề email gửi đơn xin việc. Nếu gửi đơn trực tiếp, quãng đường là yếu tố thúc đẩy nhà tuyển dụng đọc đơn của bạn thì khi gửi đơn xin việc qua email, tiêu đề email sẽ quyết định điều đó. Tiêu đề thuyết phục, phù hợp thì ắt nhà tuyển dụng sẽ truy cập để tải mẫu đơn của bạn về độc.

Sở dĩ có quyết định đó là bởi vì tiêu đề giúp nhà tuyển dụng đánh giá được con người bạn ở những ấn tượng đầu tiên. Rằng bạn có khả năng giao tiếp hay không, bạn có ý thức về sự chuyên nghiệp như thế nào,... Tất cả sự nhìn nhận đầu tiên này đều hình thành từ việc ứng viên gửi email nên nói gửi đơn qua email cũng có tác động quan trọng đối với nhà tuyển dụng cũng dễ hiểu.

Nếu đã phân tích rõ ràng những giá trị tuyệt vời mà đơn xin việc gửi qua hình thức email mang lại thì đã đến lúc, bạn cần khai thác sâu hơn những bí quyết quan trọng để xây dựng hiệu quả đơn xin việc qua email.

Thông tin cần biết về việc gửi đơn xin việc làm qua email
Thông tin cần biết về việc gửi đơn xin việc làm qua email

3. Cách viết đơn xin việc qua email

3.1. Viết đơn xin việc qua email có gì khác?

Thực chất, đơn xin việc qua email không có khác biệt gì so với các mẫu đơn xin việc thông thường mà bạn đã biết. Trong đơn xin việc vẫn được tạo nên theo form cấu trúc chuẩn của văn bản hành chính với bố cục đầy đủ các phần cơ bản như: tiêu đề đơn xin việc, lời kính gửi trong đơn, mở đầu, nội dung chính đề cập và kết thúc đơn.

Tuy nhiên, vì đơn xin việc được gửi bằng hình thức email (online) không phải gửi trực tiếp nên nó sẽ đóng vai trò là bản đính kèm. Để bản đính kèm này được nhà tuyển dụng tiếp nhận thì nội dung quan trọng hơn cả đó là nội dung của email gửi đơn xin việc. Ứng viên cần có khả năng tạo dựng nội dung email đủ sức thuyết phục nhà tuyển dụng chọn đọc file đính kèm thì khi đó những giá trị mà bạn đầu tư cho đơn xin việc mới có cơ hội tỏa sáng.

Viết đơn ứng tuyển qua email - những điều đặc biệt
Viết đơn ứng tuyển qua email - những điều đặc biệt

Như vậy có nghĩa là viết nội dung đơn xin việc qua email thành công cũng phải bao gồm sự thành công của nội dung email gửi mẫu đơn đó. Từ tiêu đề cho đến phần nội dung chính của email đều phải được đầu tư cẩn thận không khác gì việc bạn đầu tư cho nội dung của đơn vì lá đơn có được tiếp nhận hay không phụ thuộc vào sự tiên quyết này.

3.2.  Lưu ý đối với định dạng của file đơn xin việc qua email

Khi gửi đơn xin việc qua email thì bạn cần chú ý về định dạng. Bất kể định dạng nào vẫn có thể sử dụng, chắc chắn hầu hết mọi người quen thuộc hơn cả với đơn xin việc tạo bằng file word. Nhưng đơn xin việc bản word sẽ rất thích hợp nếu bạn in ra và gửi trực tiếp trong bộ hồ sơ xin việc giấy truyền thống.

Còn nếu sử dụng định dạng này để gửi qua email, rất có thể sẽ có những trường hợp rủi ro về lỗi định dạng, gây ảnh hưởng tới chất lượng của mẫu đơn bạn đã dày công đầu tư. Vậy nên, cách tốt nhất là chuyển đổi mẫu đơn của bạn sang file PDF trước khi gửi vì định dạng này có khả năng bảo đảm tính an toàn tuyệt đối cho đơn xin việc.

Lưu ý quan trọng khi gửi đơn xin việc qua email
Lưu ý quan trọng khi gửi đơn xin việc qua email

Sau khi chuyên file từ word sang lưu trữ ở định dạng PDF, mọi dữ liệu bên trong giống như được khóa lại, bạn không thể thay đổi bất kỳ điều gì trong đó. Chính vì thế, bạn cần có một bước kiểm tra thật kỹ lại mẫu đơn xin việc của mình trước khi chuyển định dạng. Có thể nhờ tới cả người thân, bạn bè xem giúp vì đôi khi có những vấn đề tồn tại cơ bản bạn khó tìm ra được nhưng qua con mắt của người khác, vấn đề sẽ nhanh chóng được phát hiện.

Nhìn chung, cách viết đơn xin việc qua email sẽ có rất nhiều lợi ích tuyệt vời giúp cho bạn nắm bắt tốt cơ hội nghề nghiệp của mình. Do đó, hãy cập nhật ngay những lưu ý nêu trên để gửi thành công mẫu đơn này đến nhà tuyển dụng bạn nhé.

5/5 (2 bình chọn)