Nhân viên điều phối vận tải là gì? Vai trò, nhiệm vụ của nghề

1. Nhân viên điều phối vận tải là gì?

Vị trí việc làm nhân viên điều phối vận tải nằm trong ngành vận chuyển, hoạt động với mục đích chính là nắm bắt sát sao hoạt động vận chuyển, qua đó điều khiển các quá trình diễn ra bài bản, trơn tru, đảm bảo sự phối phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu. Nghề này có thể nói là đại diện cho sự tối ưu trọn vẹn mọi quá trình vận tải nên đem đến sự tiết kiệm về cả thời gian, chi phí và giảm thiểu đến mức tối đa các thiệt hại có thể xảy ra cho nguồn hàng hóa được vận chuyển và cho chính đơn vị vận chuyển.

Tham khảo thêm: Dược sĩ y học cổ truyền là gì?

2. Tổng quan về việc làm nhân viên điều phối vận chuyển

2.1. Nhiệm vụ chung của nghề điều phối vận chuyển

Nhân viên điều phối vận chuyển sẽ thực hiện những nhiệm vụ cho cả một quy trình điều phối đối với hoạt động vận chuyển, bao gồm hướng dẫn, xây dựng kế hoạch và quản lý các hoạt động đối với từng mảng, từng lô hàng. Qua đó đảm bảo toàn bộ hoạt động vận tải đều có được kết quả tốt nhất trong công tác quản lý.

Chỉ cần trong vai trò của nhân viên điều phối thì đều phải nhìn nhận tổng quan về quy trình vận tải, đủ nhạy bén để nhận ra những rủi ro tiềm ẩn và đủ khả năng xây dựng phương án dự phòng cho trường hợp xấu. Để có thể quản lý hiệu quả quá trình vận tải thì bạn cần có kinh nghiệm lâu năm ở trong ngành vận tải, nắm rõ các bước thực hiện đúng chuẩn quy trình quản lý để không xảy ra sai sót.

2.2. Tính chất của nghề nhân viên điều phối vận tải

Để mô tả đúng nhiệm vụ của nhân viên điều phối vận tải, bạn phải nắm được tính chất đặc trưng của nghề. Công việc đảm đương hai lĩnh vực chính bao gồm điều phối bên trong nội bộ và điều phối bên ngoài với sự kết hợp cùng khách hàng, đối tác. Cả hai lĩnh vực phải được thực hiện triển khai một cách nhịp nhàng, có sự thống nhất với nhau và với kế hoạch đề ra.

2.2.1. Vai trò trong khâu kết hợp cùng đối tác

Tạo ra những mối quan hệ liên kết với nhiều đơn vị đối tác cung cấp dịch vụ vận chuyển như hải quan, forwarder, ... sẽ đem lại hiệu quả tuyệt vời trong việc đảm bảo sự thuận lợi trong quá trình vận tải. Khi phối hợp cùng đối tác, khách hàng, nhân viên điều phối vận tải cần thực hiện những nhiệm vụ chính sau đây:

- Đưa ra các quy trình và chính sách hoạt động sao cho phù hợp tính chất của từng loại hàng hóa. Đồng thời đem đến lợi thế trong khâu tối ưu chi phí và thời gian quản lý.

- Liên hệ với những cơ quan nhà nước có thẩm quyền để hoàn thành chứng từ trong vận tải.

- Phát triển thị trưởng hoạt động cho công ty, thúc đẩy mạnh hơn nữa nhu cầu sử dụng dịch vụ từ khách hàng. Không ngừng tìm kiếm để mở rộng thêm tập khách hàng.

2.2.2. Vai trò của nhân viên điều phối vận tải trong nội bộ doanh nghiệp

Công việc chính trong nội bộ của nhân viên điều phối vận tải đó là quản lý, điều hành việc vận tải hàng hóa mà doanh nghiệp phụ trách. Vậy nên bạn sẽ cần phải phối hợp cùng các bộ phận phòng ban liên quan để thực hiện quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra trơn tru, nhanh chóng, đảm bảo an toàn và đó phải là một quá trình tối ưu nhất.

Nói một cách cụ thể thì nhân viên điều phối vận tải sẽ xây dựng kế hoạch vận tải chi tiết với mỗi một dự án sao cho hợp lý. Theo dõi sát sao quá trình vận tải và nhanh chóng đưa ra các hướng điều chỉnh kịp thời với thực tế. Ghi nhận và xử lý mọi phản hồi.

Bên cạnh đó, bạn cũng phải tính toán chính xác chi phí phục vụ, căn cứ vào đó đưa ra giải pháp tối ưu chi phí, lập báo cáo theo từng dự án để trình bày rõ tiến độ vận chuyển. Việc này sẽ được thực hiện một cách thường xuyên.

Sau khi đưa ra một kế hoạch cụ thể, bạn cũng phải tham gia vào xem xét, tính toán để tối ưu thêm nữa các yếu tố bên trong làm sao cho kế hoạch sẽ được triển khai với chi phí ở mức thấp nhất nhưng vẫn mang tới hiệu quả cao nhất.

Đối với các yêu cầu từ người quản lý và khách hàng về đơn hàng hay dự án, nhân viên điều phối vận tải cần tiếp nhận nhanh chóng và xử lý ổn thỏa, đem tới sự phục vụ khiến họ hài lòng nhất.

2.2.3. Trách nhiệm đối với hoạt động giao nhận hàng hóa

Thông qua việc xác định những nhiệm vụ quan trọng ở trên, có thể thấy nhân viên điều phối vận tải có trách nhiệm quan trọng trong việc duy trì, đảm bảo cho quy trình vận tải diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, không có rủi ro.

Tất nhiên thực hiện trách nhiệm này không hề đơn giản. Người nhân viên phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây một cách cẩn thận, chuyên nghiệp thì mới có thể hoàn thành phần trách nhiệm nghề nghiệp đang gánh vác.

- Tiếp nhận đơn hàng, tiến hành phân tích kỹ: mục đích để tìm ra nhu cầu cụ thể của khách, tính chất của hàng hóa. Qua đây việc tính toán báo giá chính xác hơn, đồng thời cũng xây dựng được kế hoạch vận tải phù hợp.

- Phân công nhân sự phù hợp thực hiện công việc theo kế hoạch.

- Theo dõi sát sao toàn bộ quá trình thực hiện, xử lý mọi phát sinh một cách ổn thỏa, triệt để.

- Hạch toán chi phí vận tải rõ ràng

Tham khảo thêm: Các thông tin liên quan tới trợ lý marketing?

3. Nhân viên điều phối vận tải cần kỹ năng gì?

Rất nhiều nhiệm vụ quan trọng nằm trong tay nhân viên điều phối vận tải. Vì thế để không gặp áp lực với công việc cũng như thuận lợi xử lý mọi vấn đề, đảm bảo trong tương lai bạn có thể trở thành một nhà điều phối quản lý vận tải giỏi thì nhất định không thể không trau dồi tích cực các kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp cần thiết.

Chú trọng bồi dưỡng cho bản thân những kỹ năng dưới đây để sớm biến nguyện vọng trên trở thành hiện thực bạn nhé.

- Kỹ năng điều phối chuyên nghiệp: trau dồi khả năng điều tiết nhịp nhàng cho công việc, có thể thúc đẩy nhân viên luôn bám sát đúng tiến trình nhiệm vụ trong kế hoạch đặt ra. Từ đó, dự án vận tải của khách hàng sẽ được hoàn thành đúng dự kiến, đảm bảo uy tín và mang tới sự hài lòng cho khách.

- Quản lý thời gian hiệu quả: kế hoạch được xây dựng phải dựa trên sự tính toán thời gian hợp lý, cho tới khi kế hoạch đi vào thực tế cũng phải được đảm bảo đúng tiến trình theo thời gian. Như vậy, mọi thứ đều sẽ được thực hiện tuân thủ đúng nguyên tắc về thời gian. Nó đòi hỏi người nhân viên điều phối phải biết cách quản lý thời gian tốt thì mới có thể đảm bảo mọi thứ diễn ra khớp với thời gian hoạch định, không để xảy ra tình trạng chậm trễ gây ảnh hưởng tới chất lượng vận tải và thậm chí có cả chất lượng của hàng hóa.

- Khả năng giao tiếp: nhân viên điều phối vận tải phải hướng dẫn được các nhân viên khác thực hiện đúng tiến trình công việc. Cùng với đó, nhiệm vụ làm truyền thông để quảng bá dịch vụ công ty cũng phần nào thuộc về trách nhiệm của nhà điều phối. Nếu không có một kỹ năng giao tiếp tốt, chắc chắn bạn không thể làm tốt nhiệm vụ này.

- Làm việc nhóm là kỹ năng tiếp theo mà nhân viên tại vị trí điều phối vận tải phải có được. Bởi vì mọi khâu trong quy trình công việc liên quan tới bạn đều có liên quan mật thiết tới bộ phận khác. Bạn phải phối hợp thuận với tất cả để đảm bảo cả quy trình trơn tru, hoàn toàn không “mắc kẹt” ở bất cứ khâu nào.

Tham khảo thêm: Giáo dục STEM là gì? Đặc điểm và những ngộ nhận về mô hình này

4. Kinh nghiệm giúp bạn từ nhân viên trở thành chuyên viên điều phối vận tải

Chuyên viên là chức vụ cao hơn cấp bậc nhân viên điều phối vận tải mà ai trong nghề cũng đều muốn với tới. Điều kiện để từ nhân viên trở thành chuyên viên chính là bạn có kinh nghiệm dày dặn trong điều phối, có năng lực điều phối vững chắc và linh hoạt. Vậy nên bạn cần phải hướng đến việc tích cực học hỏi, trau dồi và tích lũy mọi kiến thức, kỹ năng trong suốt thời gian làm nhân viên điều phối vận tải. Đến khi “chín muồi”, nhận thấy bạn có thể mang tới rất nhiều lợi ích cho công ty và cho khách hàng thì ắt lãnh đạo sẽ cân nhắc bạn lên vị trí chuyên viên.

Cũng cần tìm hiểu chuyên viên điều phối cần thực hiện công việc như thế nào để có sự chuẩn bị đầy đủ hơn. Trên cái nhìn tổng quan thì công việc, trách nhiệm của chuyên viên gần giống với những gì đặt lên đôi vai nhân viên điều phối tuy nhiên sự đẳng cấp phải thể hiện rõ hơn, tốt hơn. Đó là có thể dễ dàng đưa ra đề xuất, giải pháp tối ưu nhất, có tiềm năng hiệu quả nhất và hoàn toàn phù hợp với tình hình kinh tế nói chung và tình hình phát triển của công ty nói riêng.

Ngoài ra, một vài nguyên tắc bắt buộc phải đảm bảo mà một chuyên viên không thể không biết và làm theo. Đó là gì?

Hiểu rõ quy định pháp luật về vấn đề điều phối trong vận tải, có kiến thức chuyên môn sâu lĩnh vực này. Luôn định hướng rõ ràng mục tiêu cần đạt được trong công việc, am hiểu sâu sắc ngành vận tải ở tổng thể, ngành xuất nhập khẩu, nhạy bén với các quy định mới ban hành áp dụng cho ngành.

Nhìn chung, ngành nghề vận tải luôn có thể mở ra cho bạn rất nhiều cơ hội việc làm mới, tiềm năng và rất hấp dẫn giống như việc bạn được biết đến nghề nhân viên điều phối vận tải là gì vậy. Hy vọng, bạn nếu yêu thích sẽ sớm chinh phục được công việc này để có cơ hội gắn bó và phát triển ở những tầm cao trong ngành vận tải rộng lớn.