Trợ lý là gì? Trợ lý làm những công việc gì và cần kỹ năng ra sao?

1. Bật mí chi tiết về trợ lý là gì?

Thông thường, khi nhắc tới vị trí trợ lý chúng ta sẽ thường nghĩ đến người làm công việc hành chính văn phòng và luôn đồng hành cùng với các vị quản lý trong công ty như trưởng phòng, giám đốc,... Vậy, thực chất thì trợ lý là gì?

Về cơ bản, trợ lý được hiểu là người hỗ trợ công việc cho các quản lý trong công ty. Vai trò của họ thường được hình dung như một người đồng hành khi chịu trách nhiệm sắp xếp công việc, lịch hẹn, báo cáo hay hỗ trợ quản lý trong các công việc liên quan. Với một số trợ lý cấp cao thì quyền hạn của họ còn có thể hơn so với các trưởng bộ phận. Vì thế mà tùy theo từng đối tượng hỗ trợ cũng như tính chất phân chia cấp bậc trong doanh nghiệp mà quyền hạn cũng như vai trò của trợ lý sẽ có thể thay đổi.

Những quản lý cấp cao trong các doanh nghiệp lớn thường có khối lượng công việc khá nhiều và vô cùng bận rộn. Do đó mà việc có thêm trợ lý sẽ giúp họ kiểm soát và giảm bớt được khối lượng công việc cần thực hiện. Từ đó tập trung cho những dự án quan trọng. Vì thế mà sự ra đời của vị trí trợ lý đóng một vai trò rất thiết thực trong quá trình vận hành của công ty nói chung.

Tham khảo thêm: Trợ lý marketing là gì?

2. Trợ lý và thư ký giống hay khác nhau?

Có thể thấy rằng vị trí trợ lý và thư ký rất hay bị hiểu nhầm và thường bị coi là giống nhau. Vậy chính xác thì hai vị trí này có phải là một hay không?

Đáp án chính là không. Điểm giống nhau của 2 vị trí này chính là vai trò hỗ trợ. Cả thư ký lẫn trợ lý đều có nhiệm vụ chính là hỗ trợ cho các quản lý trong công việc, giám sát và điều hành hoạt động của phòng ban, nhân viên trong công ty. Tuy nhiên, so với thư ký thì trợ lý thường sẽ có vai trò lãnh đạo trong công ty cao hơn ở một mức nhất định. Điều này có nghĩa là trợ lý sẽ thực hiện cả công việc của thư ký và kèm thêm nhiều công việc khác nữa.

Trong khi đó, thư ký thường có tính cá nhân hóa cao hơn, tức là người sẽ kề vai sát cánh cùng với quản lý, người mà thư ký cần hỗ trợ. Do đó mà bao gồm cả công việc lẫn cuộc sống riêng tư thì thư ký đều có nhiệm vụ hỗ trợ khi được yêu cầu phù hợp. Chính vì vậy mà thư ký chính là sự đại diện của quản lý trong công ty và khi quản lý vắng mặt thì thư ký sẽ chịu trách nhiệm quản lý, điều hành theo những gì đã được nhắc nhở.

Một cách tổng quát thì cả trợ lý và thư ký đều có ý nghĩa và vai trò quan trọng với các quản lý cũng như doanh nghiệp khi là người biết sắp xếp cũng như hỗ trợ công việc hiệu quả. 

3. Mô tả công việc của trợ lý

Khi đã hiểu được trợ lý là gì và phân biệt chính xác về trợ lý - thư ký thì việc khám phá bản mô tả công việc trợ lý sẽ giúp bạn có sự hình dung rõ hơn về vị trí này.

Những công việc cụ thể của vị trí trợ lý có thể kể đến như sau:

 - Sắp xếp và lên kế hoạch làm việc của cấp trên

- Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp cần triển khai

- Thực hiện các công việc hành chính hàng ngày

- Phối hợp với các bộ phận, phòng ban khác để triển khai công việc, nhiệm vụ được giao

- Cập nhật các thông tin, dữ liệu nội bộ lên phần mềm, hệ thống của công ty

- Sắp xếp các cuộc hẹn, gặp mặt của cấp trên với đối tác

- Giải đáp các thắc mắc liên quan của nhân viên

- Kiểm tra và cung ứng các vật dụng hàng ngày trong công ty

- Chuẩn bị các công tác liên quan tới tổ chức họp báo, sự kiện, event trong công ty

- Tính toán các khoản thu ngân sách, chi tiêu của bộ phận cũng như toàn công ty

- Giám sát và đốc thúc nhân viên làm việc theo đúng nhiệm vụ được giao,...

Thực tế thì công việc của một trợ lý rất đa dạng. Tùy thuộc vào cấp bậc cụ thể mà quyền hạn cũng như khối lượng công việc của trợ lý sẽ có sự thay đổi nhất định.

Tham khảo thêm: Cách để phát triển Content chất lượng nhất hiện nay

4. Kỹ năng cần có và mức thu nhập của vị trí trợ lý

4.1. Trợ lý cần có những kỹ năng gì?

Trợ lý nghe có vẻ đơn giản thế nhưng không phải ai cũng có thể dễ dàng để bắt đầu với công việc này. Vị trí này đòi hỏi các bạn cần có những kỹ năng nhất định bên cạnh yêu cầu về chuyên môn.

4.1.1. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là một kỹ năng vô cùng quan trọng của vị trí trợ lý. Bạn không chỉ giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp mà còn giao tiếp với đối tác, khách hàng. Vì thế mà kỹ năng giao tiếp đóng một vai trò quan trọng để tạo dựng những mối quan hệ và khơi thông công việc một cách hiệu quả.

4.1.2. Kỹ năng lập kế hoạch

Biết cách lên kế hoạch và sắp xếp công việc sẽ là điều cần có ở một người trợ lý. Bởi khối lượng công việc của các quản lý là khá nhiều. Vì thế mà trợ lý sẽ cần lên kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần để quản lý có thể đảm bảo được hiệu suất công việc tốt nhất, tránh việc bỏ sót hay quên một số công việc nào đó.

Cùng với đó, đôi khi trợ lý cũng cần lên kế hoạch cho cả công ty. Vì thế mà có kỹ năng lên kế hoạch, sắp xếp công việc sẽ giúp bạn giải quyết bài toán này đơn giản hơn rất nhiều. 

4.1.3. Kỹ năng công nghệ

Thành thạo tin học văn phòng với các phần mềm cơ bản như word, excel, powerpoint là yêu cầu đối với trợ lý. Bởi làm việc trên máy tính sẽ là công việc chủ yếu của trợ lý, nếu không có kỹ năng công nghệ thì tiến độ công việc sẽ rất kém và khó có thể đảm bảo hiệu quả.

Cùng với đó, trợ lý cũng cần nhanh nhạy hơn với công nghệ để thành thạo với các phần mềm chuyển đổi số mà công ty có thể ứng dụng. từ đó, quản lý công việc dễ dàng hơn kể cả khi ở xa.

4.1.4. Kỹ năng đưa ra quyết định

Với một mức quyền hạn nhất định, trợ lý đôi khi có thể thay mặt cấp trên để đưa ra quyết định tương ứng trong công việc. Vì thế mà trợ lý cần biết cách cân nhắc và có sự quyết đoán tương ứng để đưa ra quyết định hiệu quả. Một người trợ lý tiềm năng sẽ là người biết cách học hỏi từ chính cấp trên của mình để ứng xử phù hợp hơn trong những trường hợp khẩn cấp.

4.1.5. Có sự hiểu biết về kinh doanh

Với vai trò là một trợ lý, đôi khi việc tham mưu cho cấp trên là rất cần thiết. Chính vì vậy mà sự am hiểu về lĩnh vực hoạt động của công ty, thị trường, xu thế và các tiềm năng là những thông tin bạn cần bổ sung cho mình. Điều này sẽ giúp bạn phát triển hơn trong sự nghiệp cũng như nhận được sự tín nhiệm từ cấp trên.

4.2. Trợ lý có mức lương ra sao?

Thu nhập của vị trí trợ lý có lẽ là điều mà khá nhiều người quan tâm khi có ý định hướng tới vị trí này. Với vai trò là người hỗ trợ thì mức lương của trợ lý như thế nào?

Thực tế thì vị trí này không có một mức lương cố định mà dựa trên năng lực cũng như quy mô của công ty mà sẽ có sự chênh lệch nhất định. Trung bình trợ lý có thể nhận được mức lương từ 400 - 500 USD hoặc từ 1000 - 1200 USD khi sở hữu năng lực, kinh nghiệm làm việc hiệu quả.

Tại Việt Nam, trợ lý là vị trí có sự chênh lệch khá cao khi dao động từ 5 - 22 triệu đồng/ tháng. Điều này cho thấy được năng lực, kỹ năng trong công việc đóng vai trò rất quan trọng với thu nhập của trợ lý. Cùng với đó, quy mô hoạt động của công ty cũng có sức ảnh hưởng không nhỏ tới mức lương mà trợ lý có thể nhận được.

Tham khảo thêm: Nghề Review là gì? Cách để Review một sản phẩm hiệu quả

Trên đây là những chia sẻ chi tiết về vị trí trợ lý. Hy vọng rằng, bài viết đã giúp bạn hiểu được trợ lý là gì và những kỹ năng cần có ở một người trợ lý chuyên nghiệp trong tương lai.